E-Mails sind aus dem Schulalltag nicht mehr weg zu denken, sie vereinfachen und beschleunigen die Kommunikation. Allerdings birgt die Schnelligkeit und die leichte Verbreitungsmöglichkeit auch Gefahren.
Eine E-Mail ist – auch wenn es sich oft so „anfühlt“– kein privates Gespräch, sondern ersetzt vielmals einen offiziellen, geschriebenen Brief. Deshalb ist es wichtig, diesem Medium immer mit entsprechendem Respekt und der nötigen Disziplin zu begegnen, gerade weil es so schnell, unkompliziert und variabel einsetzbar ist. Es kann auch – manchmal ungewollt – einen großen Öffentlichkeitscharakter haben, da sich E-Mails schnell verbreiten können und theoretisch unbegrenzt speicherbar sind. Sie können weitergeleitet oder aus dem Zusammenhang gerissen werden.
Gekonnter Umgang mit E-Mails fördert die Effektivität der Kommunikation und die unterstützt die zwischenmenschlichen Beziehungen. Wer folgende Tipps beachtet, erreicht diese Ziele mit Leichtigkeit:
- Eine einleitende und abschließende Grußformel ist angebracht, denn sie drückt Respekt aus und sorgt für einen angenehmen Umgangston. Sie kann Worten die oft ungewollte Schärfe nehmen – oder die gewollte Schärfe höflich verpacken.
- Fehlerfreie Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung sind selbstverständlich.
- Höfliche Anfragen kommen besser an als aggressive Angriffe.
- Der Ton ist möglichst sachlich, kumpelhafte oder gar rüpelhafte Ausdrücke unterbleiben. Großschreibung ganzer Wörter bedeutet SCHREIEN.
- Negative, beleidigende, rassistische oder unsachliche Äußerungen, insbesondere über Personen, gehören nicht in eine E-Mail.
- In emotional aufgewühltem Zustand die 24-Stunden-Regel beachten – also erst antworten, nachdem über die Situation und eine angemessene Reaktion darauf nachgedacht wurde!
- E-Mails sollten nicht unüberlegt weitergeleitet werden.
- Vor der Weiterleitung an externe Dritte werden interne Informationen aus der E-Mail herausgelöscht.
- Rückmeldungen sind wünschenswert: E-Mails werden von allen Beteiligten zeitnah gelesen und beantwortet – auch wenn in Ausnahmefällen lediglich der Erhalt bestätigt und eine spätere Antwort in Aussicht gestellt wird.
- Werden E-Mails beruflich empfangen, ist bei mehrtägiger Abwesenheit die Einrichtung einer Abwesenheitsnotiz sinnvoll.